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Dois dias, mais de 14 horas em ambiente de «oficina» e 4 horas de trabalho de campo.

 

O LabX, juntamente com a Equipa de Competências e Formação, desenvolveu uma sessão de capacitação para trabalhadores da AMA, numa experiência que misturou a teoria com a prática, composta por conteúdos analíticos e exercícios criativos.

 

As ferramentas de processos de design de serviços, base da metodologia do LabX, têm provado ser bastante adequadas no que toca a conferir valor, colocando o utilizador no centro de cada processo. É a partir deste ponto inicial, que surge o desafio de criar novos serviços, otimizando os já existentes com práticas mais eficientes e que fundamentam o processo de transformação organizacional.

 

Quatro grupos, quatro temáticas diferentes. O primeiro grupo debruçou-se sobre o atendimento presencial de serviços públicos, o segundo elegeu como tema os serviços públicos digitais, o terceiro analisou a importância da motivação organizacional e o quarto grupo as dinâmicas associadas à cultura organizacional no local de trabalho. 

 

O segundo dia de sessão exigia materializar os propósitos teóricos adquiridos no ínicio da semana. A criatividade começou a ser trabalhada com dinâmicas de grupo acompanhadas de música ambiente. «Outside» era o título da música que se fazia ouvir dentro do auditório. Certo, nessa altura, é que ninguém queria ficar de fora e o comprometimento dos grupos de trabalho era grande.

 

Era tempo de gerar ideias, na sequência da escolha que os grupos tinham feito no início do dia. Pequenos papéis retangulares, em tons de amarelo, laranja, lilás, verde e azul, reproduziam um autêntico arco-íris de ideias nas paredes e janelas do auditório. As quatro matrizes «impacto vs esforço», desenhadas por cada grupo, já estavam presentes nas paredes do auditório. Os posicionamentos dos papéis retangulares nos quadrantes do lado direito, nomeadamente no quadrante superior, eram sinónimo de prioridade, por serem consideradas ideias com maior impacto no público-alvo e que implicariam um menor esforço de execução.

 

Com ajuda de fita adesiva, o último membro de cada grupo tentava assegurar que todas as ideias estavam presentes na parede. «Lembrem-se: não há boas nem más ideias», ouviu-se na sala. O princípio de que todas as ideias são boas e que os esforços conjuntos sustentam uma grande e valiosa ideia despertaram momentos de inspiração.

 

Na última parte da sessão, os dois colegas do LabX que a conduziam deixaram o mote: «agora é o vosso momento de prototipar (…) de agregar as ideias e calcular o impacto que elas possam vir a ter para os cidadãos». O desafio estava lançado para que, cada grupo, pudesse prototipar a ideia que elegeu como mais exequível e robusta, capaz de ser posta em prática num curto período de tempo, com o máximo de impacto para o utilizador e pouco esforço dos serviços. 

 

O arranque do processo de prototipagem deu-se com um desafio original. Cada grupo teve de desenvolver um protótipo para salvar um ovo, com recurso a quatro folhas de papel e uma tira de fita cola adesiva. No momento de testar a solução, apenas um dos grupos conseguiu manter o seu ovo intacto, evitando o «ovocídio». Todavia, prevaleceu o espírito de equipa, que contribuiu para a consolidação do processo de prototipagem.

O desafio final dos quatro grupos estava a chegar. No púlpito, os dois colegas do LabX aumentavam a (boa) pressão. «Está na altura de sabermos (…) quais são as ideias que têm maior potencial. Sabem quais são? Todas!».

 

De seguida, os grupos elaboraram uma maquete, com recurso a materiais diversos disponibilizados pela equipa do LabX, que traduzisse de forma prática e objetiva a ideia do grupo.

 

A apresentação final de cada grupo materializou o valor associado a cada protótipo, onde foram lançados os dados para a inovação e o aperfeiçoamento nas quatro áreas temáticas abordadas. No final, quem fica a ganhar é sempre o cidadão.